Οδηγίες για το ράψιμο αρχείων, φύλλων και φακέλων με κλωστές στο χέρι

Όταν ακούν τη λέξη «ράβω», οι περισσότεροι θυμούνται πράγματα: παντελόνι, ένα σεντόνι, ένα μαξιλάρι, μια μαξιλαροθήκη, ένα μπουφάν ή ακόμα και ένα λούτρινο παιχνίδι. Λίγοι άνθρωποι συνειδητοποιούν, εκτός φυσικά από το να είναι υπάλληλοι γραφείου, ότι μπορούν επίσης να ράψουν έγγραφα. Μερικές φορές αυτό είναι πολύ πιο σημαντικό από το ράψιμο μιας παπλωματοθήκης. Όπως γνωρίζετε, σχεδόν όλοι οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις έχουν ήδη στραφεί στην εσωτερική ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων όταν συνεργάζονται με εργολάβους και ακόμη και όταν υποβάλλουν φορολογικές δηλώσεις εισοδήματος και δικαστικές αποφάσεις.

Παρά τη γενική μηχανοργάνωση, τα έντυπα έγγραφα εξακολουθούν να είναι σημαντικά για τις νομικές οντότητες. Για να αποφευχθεί η απώλεια ή η σύγχυση των εγγράφων, πρέπει να ραφτούν. Παρά την φαινομενική απλότητα της διαδικασίας, είναι πολύ σημαντική, επομένως όλοι πρέπει να γνωρίζουν πώς να ραφτούν σωστά τα έγγραφα με το χέρι, πώς να υποβάλλουν υποθέσεις. Περισσότερα για αυτό παρακάτω.

Ποια έγγραφα είναι ραμμένα στην εργασία γραφείου

Τα έγγραφα πρέπει να συρράπτονται μεταξύ τους ώστε να μην χαθούν ή αντικατασταθούν, και επίσης λόγω του τεράστιου όγκου εγγράφων, συρράπτονται μεταξύ τους ανάλογα με τις ανάγκες, γεγονός που βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης.

Συνήθως, τα έγγραφα που πρόκειται να υποβληθούν σε αρχεία, να αποσταλούν για αναφορά ή που έχουν ιδιαίτερη αξία για τον ιδιοκτήτη είναι ραμμένα.

Λίστα χαρτιών που πρέπει να ραμίζονται χωρίς διακοπή:

• Επαλήθευση;
• Αρχειακό;
• Λογιστική;
• Προσωπικό.

Υλικά που απαιτούνται για το ράψιμο εγγράφων με κλωστές

Αν ράβετε έγγραφα χρησιμοποιώντας την κλασική μέθοδο, πρέπει να έχετε μαζί σας τα ακόλουθα υλικά:

• Εξώφυλλα. Υπάρχουν τρεις τύποι: κανονικό - το μέγεθος τέτοιων εξωφύλλων είναι 22,9 επί 32,4 cm (αυτό το μέγεθος είναι κατάλληλο για τυπικό χαρτί τεκμηρίωσης μεγέθους A4). μη τυποποιημένο - τα εξώφυλλα αυτού του τύπου χρησιμοποιούνται όταν το μέγεθος των χαρτιών διαφέρει από το τυπικό. για αρχειακή αποθήκευση - τέτοια εξώφυλλα παράγονται σε μεγάλο αριθμό μορφών (είναι κατασκευασμένα από πολύ σκληρό χαρτόνι και αυτό συμβάλλει στη μακροπρόθεσμη αποθήκευση της τεκμηρίωσης).
• Φύλλο πιστοποίησης. Όταν η τεκμηρίωση είναι πλήρως ραμμένη και αριθμημένη, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια επιγραφή πιστοποίησης. Γίνεται σε ξεχωριστό φύλλο χαρτιού και βρίσκεται στο πίσω μέρος του τελευταίου φύλλου του φακέλου. Το σημείωμα πρέπει να κολληθεί με ειδική κόλλα ώστε να μην πέσει με την πάροδο του χρόνου.
• Ψαλίδι και κόλλα.
• Τρυπάνι οπών.
• Βελόνες διαφόρων μεγεθών, κλωστή, σουβλί, σχοινί ή σπάγκος.

Στη συνήθη περίπτωση, τα φύλλα εγγράφων στερεώνονται με κλωστές. Έτσι συνδέεται μια μικρή στοίβα χαρτιού. Για αυτόν τον τύπο ραφής, συνήθως χρησιμοποιείται βελόνα και τρυπάνι για τρύπες χαρτικών, μετά το οποίο το νήμα ασφαλίζεται με ένα αυτοκόλλητο υπογραφής που υποδεικνύει ότι η τεκμηρίωση έχει πιστοποιηθεί. Για τη στερέωση πολλών φύλλων χαρτιού, χρησιμοποιείται ένα παχύ σπάγκος ή ένα κατσαβίδι.

Πώς να ράψετε σωστά έγγραφα: Οδηγίες βήμα προς βήμα

Υπάρχουν αρκετές επιλογές για τη συρραφή αρχείων και εγγράφων. Οι διαφορές μεταξύ τους είναι ότι όλες οι μέθοδοι έχουν διαφορετικό αριθμό οπών και την απόσταση μεταξύ τους.

Σε δύο τρύπες

Η πιο απλοποιημένη μέθοδος. Είναι κατάλληλη για εργασίες που δεν θα υποβληθούν για εξέταση αργότερα. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Εκτυπώστε και διπλώστε τα φύλλα με τη σειρά.
2. Χρησιμοποιήστε ένα τρυπάνι για να δημιουργήσετε μικρές τρύπες.
3. Περάστε το νήμα μέσα από τις τρύπες έτσι ώστε να υπάρχει χώρος για έναν κόμπο στην μπροστινή πλευρά.
4. Κόψτε ένα μικρό φύλλο από το φύλλο ραψίματος και κολλήστε το πάνω από τον κόμπο έτσι ώστε οι άκρες του νήματος να προεξέχουν από κάτω του.

Σε τρεις τρύπες

Αρχικά, σημειώστε τις θέσεις των οπών που χρειάζεστε, κατά προτίμηση στη μέση, εκτός εάν απαιτείται διαφορετικά. Οι οπές πρέπει να έχουν ίση απόσταση μεταξύ τους και κατά μήκος της αριστερής άκρης της τεκμηρίωσης. Στη συνέχεια, κάντε τα εξής:

1. Χρησιμοποιήστε μια βελόνα για να κάνετε μια τρύπα στη μέση της αριστερής πλευράς του φύλλου, έτσι ώστε η βελόνα να μπαίνει από την πίσω πλευρά και να βγαίνει από την μπροστινή πλευρά.
2. Κάντε μια δεύτερη παρακέντηση. Η βελόνα πρέπει να εισέρχεται από την μπροστινή πλευρά και να εξέρχεται από την πίσω πλευρά.
3. Κάντε την τρίτη τρύπα. Η βελόνα πρέπει να εισέρχεται από την πίσω πλευρά και να εξέρχεται από την μπροστινή πλευρά.
4. Περάστε ξανά τη βελόνα μέσα από την πρώτη τρύπα και δέστε έναν κόμπο, αφήνοντας μια ουρά περίπου 7 cm.
5. Επικολλήστε το φύλλο υλικολογισμικού.
6. Συνεισφέρω.

Σε τέσσερις τρύπες

Συχνά απαιτούν ράψιμο σε περισσότερες από 3 τρύπες. Τίθεται το ερώτημα, πώς να ράψετε θήκες με κλωστές σε 4 τρύπες. Η ακολουθία ενεργειών, αν χρειάζεται να καταλάβετε πώς να ράψετε θήκες σε 4 τρύπες, έχει ως εξής:

1. Κάντε τρύπες με βελόνα.
2. Εισάγετε τη βελόνα από τη λάθος πλευρά μέσα από την οπή νούμερο δύο.
3. Περάστε τα νήματα μέσα από την πρώτη τρύπα στα δεξιά.
4. Στη συνέχεια, η βελόνα μπαίνει στις δύο τρύπες στα δεξιά.
5. Στη συνέχεια, η βελόνα μπαίνει στην τρίτη τρύπα από τα δεξιά.
6. Μετά την οποία λαμβάνει χώρα η μετάβαση στο αριστερό πρωτόκολλο.
7. Προχωρώντας στην τρίτη τρύπα.
8. Είναι απαραίτητο να κάνετε μια έξοδο στην πίσω πλευρά και να την ασφαλίσετε με έναν κόμπο.

Σε πέντε τρύπες

Αυτή η μέθοδος σπάνια χρησιμοποιείται. Συνήθως, απαιτούνται 3-4 τρύπες. Η αύξηση σε 5 τρύπες υποδηλώνει ότι η εν λόγω τεκμηρίωση είναι πολύ σημαντική και απαιτεί αυστηρή αναφορά.

Ο αλγόριθμος για το πέρασμα της βελόνας εξαρτάται από τον αριθμό των οπών:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Το τελευταίο βήμα είναι να ασφαλίσετε το νήμα με έναν κόμπο.

Χαρακτηριστικά της αναβοσβήνειας εγγράφων: χρήσιμες συμβουλές

Πριν ξεκινήσετε την εργασία σας σχετικά με τα έγγραφα ραφής, πρέπει να εξοικειωθείτε με όλους τους κανόνες και τις λεπτές λεπτομέρειες, καθώς και να μελετήσετε τις τυπικές απαιτήσεις για αυτήν τη διαδικασία. Το φύλλο πιστοποίησης κολλάται στον κόμπο και το νήμα, χρησιμοποιώντας μια κόλλα ή PVA για αυτό. Μετά από αυτό, η υπογραφή του επικεφαλής του ιδρύματος, η ημερομηνία ραφής και η σφραγίδα της επιχείρησης τοποθετούνται στο φύλλο.

Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός διαφορετικών εγγράφων που πρέπει επίσης να βιβλιοδετηθούν. Σε αυτά περιλαμβάνονται φωτογραφίες, σχέδια και διαγράμματα. Τέτοια έγγραφα καταλαμβάνουν ολόκληρη την περιοχή του φύλλου και γι' αυτό θα πρέπει να αριθμούνται στο πίσω μέρος. Στην περίπτωση χαρτών και σχεδίων, χρησιμοποιούνται δύο φύλλα A4, αλλά αριθμούνται με τον ίδιο αριθμό και κάθε φύλλο που χρησιμοποιείται αναφέρεται στη σημείωση.

Πώς να αριθμήσετε φύλλα

Πριν ξεκινήσετε την αρίθμηση φύλλων, πρέπει να μελετήσετε αρκετές συνθήκες:

• Η αρίθμηση ξεκινά από το ένα, χρησιμοποιώντας αραβικούς αριθμούς.
• Εάν υπάρχει φάκελος με γράμματα, τότε ο ίδιος ο φάκελος αριθμείται πρώτα και στη συνέχεια όλα τα άλλα συνημμένα χαρτιά.
• Όταν άλλα έγγραφα που έχουν ήδη αριθμούς επισυνάπτονται στην τεκμηρίωση, πρέπει να σημειώνονται με τη σειρά.
• Οι αριθμοί φύλλων πρέπει να τοποθετούνται στην επάνω δεξιά γωνία κάθε φύλλου, χωρίς να καταστρέφεται το κείμενο του εγγράφου.
• Δεν απαιτείται αρίθμηση για το απόθεμα.

• Τα φύλλα μη τυποποιημένης μορφής πρέπει να ξεδιπλώνονται και μόνο τότε να αριθμούνται στην επάνω δεξιά γωνία.
• Στην περίπτωση χαρτών και σχεδίων, χρησιμοποιούνται δύο φύλλα A4, αλλά αριθμούνται με τον ίδιο αριθμό και κάθε φύλλο που χρησιμοποιείται αναφέρεται στις σημειώσεις.
• Όταν οι φωτογραφίες και τα πιστοποιητικά επικολλώνται μόνο στη μία πλευρά, αριθμούνται ξεχωριστά.

Πώς να πιστοποιήσετε ένα κεντημένο έγγραφο

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, θα πρέπει να γίνει μια επιγραφή πιστοποίησης. Θα πρέπει να συνταχθεί σε ξεχωριστό φύλλο και να τοποθετηθεί στο τελευταίο φύλλο των ήδη προετοιμασμένων εγγράφων. Η σημείωση θα πρέπει να περιέχει τον αριθμό όλων των αριθμημένων σελίδων που ράβονται, καθώς και να περιγράφει σημειώσεις σχετικά με την κατάσταση των εγγράφων, πιθανά στυπώματα ή σκισμένα φύλλα. Η επιγραφή υπογράφεται και πιστοποιείται από τον επικεφαλής του οργανισμού, αναφέροντας τη θέση του και την αποκρυπτογράφηση της υπογραφής.

Η επιγραφή πιστοποίησης θα πρέπει να είναι κολλημένη με κόλλα υψηλής ποιότητας, ώστε να παραμένει αξιόπιστη ακόμη και μετά από μεγάλο χρονικό διάστημα. Απαιτείται επίσης σφραγίδα, η οποία θα πρέπει να καλύπτει όχι μόνο την επιγραφή, αλλά και μέρος του φύλλου εγγράφων.

Κανονιστικές πράξεις σχετικά με την αναβοσβήνεια εγγράφων

Σε ορισμένες περιπτώσεις, για παράδειγμα, εάν υπάρχουν προσθήκες, επιτρέπεται η χρήση αρίθμησης γραμμάτων. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οι αριθμοί τοποθετούνται στην επάνω δεξιά γωνία. Σύμφωνα με την κλασική μέθοδο, τα φύλλα στερεώνονται με σπείρωμα εάν πρόκειται για μικρό όγκο χαρτιών. Σε αυτήν τη μέθοδο, χρησιμοποιείται τρυπάνι ή βελόνα.

Το αυτοκόλλητο εμπιστοσύνης δεν μπορεί να κολληθεί με αυτοκόλλητο υλικό και κόλλα πυριτικού άλατος ή κόλλα σε στικ. Εκτός από αυτές τις συστάσεις, υπάρχουν και ορισμένοι άλλοι κανονισμοί του κλάδου που καθορίζουν τους κανόνες για το ράψιμο επαγγελματικών εγγράφων.

Έτσι, εξετάσαμε πώς να ράβουμε σωστά αρχεία στο χέρι με βελόνα και κλωστή και πώς να ράβουμε φύλλα με 4 ή περισσότερες τρύπες. Το να μάθουμε πώς να ράβουμε φακέλους και άλλα έγγραφα με κρυφές βελονιές δεν είναι δύσκολο.